En los últimos años está cambiando la forma de llevarse los registros clínicos en los hospitales y por ello se realizan cada vez más proyectos de implementación de Ficha médica Electrónica. Sin embargo la implantación y puesta en marcha de dichos proyectos implican retos importantes.

Por ello, a continuación le brindamos algunos consejos a tomar en cuenta antes de empezar un proyecto de estas características:

1) Proyecto clínico – No un proyecto informático: Lo primero de todo, es SIEMPRE involucrar a clínicos. Y que idealmente el proyecto esté liderado por personal clínico. Un proyecto informático que no involucra directamente a personal clínico dentro del equipo, está destinado a cometer muchos errores evitables y a no tener un dialogo fluido con los usuarios. Es un factor importantísimo durante el proceso de adopción e implementación.

2) Apoyo irrestricto de la Dirección del Hospital: Todas las definiciones que debes trabajar para tu sistema, ya sea HIS, EMR, ERP, LIS, RIS, etc., siempre deben venir en coordinación directa con la Dirección de tu centro de salud. Si estás cercano a un cambio de administración, evalúa bien tus decisiones, ya que con nuevas jefaturas, vienen golpes de timón que pueden cambiar radicalmente el norte de tu proyecto.

3) Proveedores y equipamiento: Si decides contratar los servicios de una empresa, ya sea por licitación o por contacto directo, siempre evalúa bien con quiénes estás cerrando un contrato. Averigua si tienen experiencia en el tema, contáctate con clientes de ellos, revisa bien las condiciones de contrato, que sean bastante específicas en cuanto al equipo con el que podrás contar, qué cosas ellos son capaces de hacer y qué cosas no, cuántas integraciones pueden trabajar y perfila tus expectativas de acuerdo a lo que puedas recabar. Si alguna de las cosas que analizaste no te convence por completo, da un paso atrás y analiza the big picture

ehr1 4) Integraciones: Existen muchos software departamentales que responden directamente a necesidades específicas de algunas unidades o departamentos. Como por ejemplo Imagenología, Laboratorio, Unidad de Paciente Crítico, Anatomía Patológica, etc. Analiza bien si tu solución contratada responde correctamente a los procesos que llevarás en estas unidades. 

Y en caso de encontrar que no lo cumple -por consiguiente tendrás que adquirir software específico- evalúa bien las posibilidades de integración, para que tus usuarios no tengan que manejar tantos software como procesos existen en el hospital.

Otra arista importante es la integración con el equipamiento médico. Define bien qué necesidades tienes, qué equipos usarás, y cómo los usarás. No olvides consultarlo directamente con los referentes clínicos implicados en dichos procesos.

5) Capacitación y apoyo en terreno: Parte fundamental de una buena implementación es que capacites con tiempo, calma y evaluaciones objetivas al equipo clínico. No puedes tirarlos a los leones sin un apoyo fijo. Y en el proceso de marcha blanca debes tener apoyo constante para el personal de turno, ya que siempre ocurrirá que los usuarios tendrán problemas en horarios inhábiles. Un último consejo en este punto; si defines que será necesario X tiempo de soporte en terreno, multiplícalo por 1,5.

6) Paperless, not paperfree: Junto con esta recomendación va implícitamente de la mano la disminución de expectativas. Que quieras traspasar procesos a un registro electrónico no quiere decir que desaparecerán los papeles de un hospital (en algunos casos ocurre lo contrario). Por ley, existen registros que se deben continuar haciendo en soporte físico. Por tanto no pensar ni hacer pensar que los papeles desaparecerán.

7) Estudio de procesos: Una parte fundamental, antes de empezar cualquier configuración o parametrización de los sistemas, es volver al conocimiento básico: toma papel y lápiz, siéntate en una mesa con los referentes clínicos, y levanta TODOS los procesos que ocurren en el hospital. Define cómo funciona el hospital y luego adecúa los sistemas al hospital, no al revés. Esto se dificulta cuando los flujos de procesos y procedimientos no están claros. Si algo no está claro en el proceso, te generará un dolor de cabeza en el futuro. Puede sonar ridículo, pero también debes considerar los potenciales cambios que puedan generarse en estos procesos.

8) Equipos de trabajo definidos, y flujos de trabajo sólidos (problema en un hospital nuevo): En el caso del proyecto que me ha tocado participar, se ha sumado una complejidad mayor: es un hospital nuevo. Un tremendo desafío ya que los equipos de trabajo van cambiando, y los procesos no están definidos porque no existen. Mientras trabajas en los sistemas, preocúpate de que los procesos se fortalezcan paralelamente, o te pasará que en medio de un desarrollo, cambiará el equipo, te cambiarán el flujo del proceso, y todo el trabajo se habrá ido derechamente al tacho de la basura.

9) Gestión del cambio: Muchas personas consideran que los procesos de cambio deben recorrerse sin mayor intervención, pero la realidad nos enseña la importancia de acompañar a las personas, sobretodo cuando los cambios generan modificaciones en la forma de trabajar y de relacionarse. Pretender que este proceso sea natural y sencillo, es pecar de iluso. Es por ello que definir estrategias de gestión del cambio es fundamental, e idealmente que sea un proceso llevado a cabo por personas que tengan conocimiento del área y que se dediquen exclusivamente a eso. No sabes cuanto te facilitará la vida.

10) Proyecto como apoyo: Es muy importante entender todo el proyecto como un apoyo a la labor desarrollada por los funcionarios del hospital. La organización financiera, los datos estadísticos, el registro clínico, todo el trabajo es conceptualizado (o debería serlo) como un apoyo a la función principal de un hospital: dar atención sanitaria a las personas. Si logramos entender a las personas como el eje y centro de nuestro proyecto, todo estará al menos bien encaminado

 

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